Внутренние коммуникации. Прочные связи
Планы руководства могут оказаться под угрозой срыва, если сотрудники узнают последние новости в кулуарах, а не из официальных источников. Чтобы повысить лояльность персонала, компании налаживают внутренние коммуникации.
Результаты исследования консалтинговой компании Watson Wyatt показали, что компании редко заботятся о том, чтобы как следует выстроить внутренние коммуникации. Четыре из пяти международных компаний не имеют глобальной информационной стратегии - таковы результаты, полученные в ходе опроса представителей около 300 организаций во всем мире. Менее 20% респондентов интересуются тем, как интерпретируются и усваиваются сообщения штаб-квартиры в локальных офисах, и только в половине компаний думают, ч обмен информацией отлажен эффективно.
Чтобы официальные сообщения достигали цели, а слухи и сплетни не становились для сотрудников единственным источником новостей, компаниям не помеха' взять на вооружение классические приемы управления внутренне информацией, при помощи которых можно наладить связи меж; руководителями, подразделениями и персоналом.
Ящики предложений
Репутация «парня, который все узнает последним», о котором говорил в своей книге «Выживают только параноики» экс-глава Intel Эндрю ГРОУВ, не кажется менеджерам привлекательной. Чтобы сохранять связь с коллективом, в крупных организациях руководителям приходится задействовать все возможные ресурсы - от тщательно продуманных промо-туров топ-менеджеров но филиалам до использования простых, но проверенных временем способов налаживания внутренних коммуникаций.
«В конце 2004 года на заводе «КампоМос» в связи со сложной сырьевой ситуацией, ужесточением конкуренции на мясном рынке и сменой управленческой команды сложилась кризисная ситуация, - рассказывает Ольга ДАШЕВСКАЯ, управляющий партнер компании PR Inc. - Новая команда в основном состояла не из типичных производственников, а из менеджеров, имеющих опыт работы в западных компаниях, стиль работы которых поначалу был для сотрудников непривычным. Задача, которую поставили перед новыми акционерами, - выстроить все бизнес-процессы и сделать компанию прозрачной. Для этого нужно было менять ментальность людей».
После проведения исследования персонала выяснилось, что беспокойство сотрудников вызвано в первую очередь недостатком информации о планах руководства. Чтобы преодолеть недоверие коллектива к происходящим изменениям, было решено установить ящики обратной связи.
Расположенные в разных участках производства ящики стали инструментом сообщения между сотрудниками, работа которых не связана с компьютером и у которых нет электронной почты (а на производственном предприятии их большинство), и руководством компании. «Мы разместили ящики в укромных местах офиса, чтобы сотрудники «КампоМоса» не стеснялись опускать записки, - говорит Ольга ДАШЕВСКАЯ. - Для продвижения этого вида связи с руководством мы провели конкурс на изменение названия корпоративной газеты, а ответы сотрудников попросили опускать в ящики предложений. Это позволило не только поддержать интерес к газете, но и изменить отношение к ящикам предложении».
Сначала записок на «КампоМо-се» было немного. Но, убедившисьв том, что руководство реагирует на письма, сотрудники стали опускать письма гораздо чаще.
Наглядная агитация
В агентстве «Р.И.М. Портер Новелли» исследовали участки офиса, где чаще всего собираются сотрудник и, и повесили у бойлера, на ресепшен и у входа в общий коридор несколько досок объявлений. «Часть из них носит официальный характер - на них мы вывешиваем приказы, объявления технического характера и поздравления, - рассказывает Владимир ЗВЕРЕВ, руководитель отдела по работе со СМИ агентства «Р.И.М. Портер» Новеллп». - Другая часть - информационная площадка сотрудников агентства».
Менеджеры вывешивают любопытные статьи из газет и журналов, демонстрируют собственные достижения, например: благодарности клиентов или материалы в газетах, вышедшие по итогам проведенного сотрудником мероприятия, объявления частного характера, карикатуры и шутки.
Большим плюсом информационного обмена с помощью специализированной доски в офисе является возможность быстро проинформировать сотрудников. «Писать письма пли делать массовую информационную рассылку - значит тратить свое время. Да и у коллег его гоже немного. Кроме того, не факт, что все прочитают ваше сообщение: снам регулярно забивает ящики всей компании. Распечатать листок с информацией и вывесить его на доску - дело пяти минут, а между с тем каждый проходящий невольно бросит на него взгляд и как минимум прочитает первый абзац», - говорит Владимир ЗВЕРЕВ. Еще одним преимуществом досок объявлений является то, что информационный обмен с их помощью часто носит анонимный характер. «Это тоже немаловажно, особенно в конфликтных ситуациях», - добавляет Зверев. Основной минус этого канала связи - односторонние коммуникации.
Офис без границ
Идею открытого пространства офиса берут на вооружение многие компании. Open space сокращает дистанцию между начальниками и подчиненными, помогает быстрее обмениваться полезной информацией, необходимой для принятия решений на всех уровнях. Так организации разрушают барьеры между сотрудниками и руководителями и экономят рабочее пространство.
Концепция открытого пространства офиса реализована в «ЗМ Россия», «РосИнтер Ресторантс» и «Вимм-Биль-Данн», рекламном агентстве BBDO и многих других компаниях. Аналогичный опыт организации рабочего пространства есть и в представительстве Hewlett-Packard в России и странах СНГ. В HP открытые внутренние коммуникации - часть внутренней политики.
Елена ТЕРГУЕВА, руководитель отдела по работе с персоналом Hewlett-Packard в России и странах СНГ, говорит, что идея open space реализована в HP с момента создания компании: «Это позволяет упростить общение между сотрудниками и руководителями. К тому же проникновение внутренней информации происходит гораздо быстрее, чем при «кабинетной системе». Сотрудники различных отделов могут общаться друг с другом и с руководителями подразделений в любое время - для этого не существует никаких препон». По словам госпожи Тергуевой, открытое пространство офиса ускоряет процесс принятия решений, делая внутренние коммуникации более эффективными, чем при закрытых дверях, - это позволяет людям получить дополнительную информацию, быть вовлеченными в общее дело. Так гораздо легче вносить вклад в общее дело.
Чтобы усилить эффект открытого пространства, в HP организуют регулярные встречи с руководителями за чашкой кофе - coffee talk. «Неформальные встречи с сотрудниками мы устраиваем регулярно - руководители рассказывают о результатах работы за отчетный период примерно раз в месяц. Например, мы организуем такие встречи во время визитов руководителей, которые приезжают из Европы», - говорит она. Информацию из первых рук могут получить все желающие.
Корпоративный журнал
Издавать корпоративный журнал хлопотно. К тому же формат издания накладывает ряд ограничений: односторонний характер связи, регламентированный размер информационных материалов, недостаточная оперативность - все эти особенности делают корпоративное издание не самым эффективным средством налаживания внутренних связей. Однако для многих компаний такой журнал стал частью корпоративной культуры, своеобразной традицией.
В представительстве DHL в странах СНГ внутрифирменный журнал издается почти 10 лет. «За это время претерпевали изменения и объем журнала, и его рубрики, и оформление. Последние три года он называется Inside, выходит четыре раза в год и состоит из восьми полос», - говорит Вячеслав ДУДИН, специалист по внутренним коммуникациям DHL.
На корпоративный журнал DHP возложены стратегические функции: формировать у сотрудников лояльность к бизнесу и способствовать осознанию чувства причастности к общему делу. «Сотрудники компании работают более чем в 120 офисах по всей России. Безусловно, нам жизненно необходим ресурс, который информировал бы весь персонал о наших задачах, целях, успехах, новостях, продуктах, - продолжает Вячеслав ДУДИН. - Начав издавать собственный корпоративный журнал, необходимости корректируют руководители холдинга», - говорит Надежда ФЕДОРЦОВА. Сейчас в компании уверены, что мифы и реальные истории о бизнесе РБК не исчезнут со сменой поколений сотрудников.
Кофейня на рабочем месте
«Когда планировалось внутреннее пространство нашего офиса, одной из основных стала идея о совмещении формальной и неформальной обстановки. Реализовать первое удалось, на мой взгляд, очень удачно, - говорит Алексей АНАНЬИН, президент консалтинговой группы «Борлас». - Кабинеты получились современными, светлыми, настраивающими на рабочий лад. Но по нашей задумке были необходимы и места, где сотрудники могли бы почувствовать себя менее формально, расслабиться, пообщаться с коллегами не только на деловые темы». Эту часть идеи в компании воплотили, оборудовав кофе-зоны - небольшие и довольно уютные пространства, где расположены информационные доски с последними новостями о жизни компании, столики, кофе-машины и другие приятные мелочи. «Здесь можно увидеть группы сотрудников, которые, разложив на столике документацию, сочетают деловые разговоры и кофе, - продолжает Алексей АНАНЬИН. - Более того, по признанию коллег именно здесь они часто находят ответы на сложные вопросы - помогает смена обстановки».
Помимо повышения работоспособности кофе-зоны способствуют сплочению коллектива. «Это места для обмена информацией и эмоциями - как в случае личного общения, так и в случае знакомства с материалами на стендах, - отмечают в компании. Сотрудникам легче почувствовать себя единым целым, зная, чем живет и куда движется компания, будучи в курсе происходящих событий. Причем не одних лишь рабочих - на информационных досках мы не только знакомим коллег с последними новостями, но и поздравляем их с днем рождения и пополнением семьи, создавая тем самым новые поводы для общения».
«Жилетка» гендиректора
Многие компании устраивают регулярные встречи с генеральным директором - это делается не только для новичков, но и для тех, кто работает в фирме давно. А чтобы поддерживать связь с первым лицом непрерывно, организации предлагают сотрудникам обращаться к гендиректору напрямую - по электронной почте или на внутреннем форуме интранет-сайта. Но что делать, если люди хотят не столько узнать из первых рук последние новости, сколько просто пожаловаться руководству?
В издательстве «Просвещение» эту задачу решили неординарно. «Сначала мы провели анонимный опрос сотрудников, чтобы изучить степень удовлетворенности морально-психологическпм климатом в коллективе, - говорит директор по персоналу издательства «Просвещение» Елена РУДАВИНА. - Выявив острый недостаток того, что люди могли куда-нибудь «сливать» наболевшее и получать обратную связь - реакцию на этот слив информации - мы решили, что самым эффективным способом снятия напряжения в коллективе будет возможность анонимно жаловаться и добиваться решения накопившихся проблем».
Через несколько недель запустили проект «Жилетка генерального директора». Заказали ящик из дерева, оформленный в виде жилетки. Выбрали доступное место, где можно незаметно опустить в ящик свое послание. Для ответов на поступающие в «жилетку» жалобы в издательстве «Просвещение» ввели специальную рубрику в корпоративной газете.
Нововведение приживалось медленно - «раскручивать» новый канал внутренних коммуникаций оказалось непросто. «Увы, пока не прижилось это дело. Вроде бы все сделали по уму и логично, но не сработало, - говорит Елена РУДАВИНА. - Люди не сразу поверили, что вопросы попадают к генеральному и именно он на них отвечает». Возможно, на то, чтобы преодолеть недоверие к новому виду общения с руководством, ушел бы не один месяц. Но в компании решили не ждать, а продолжить эксперимент с внутренними коммуникациями. Сейчас в «Просвещении» подумывают о том, чтобы поставить плазменную панель. Возможно, этот канал коммуникаций понравится сотрудникам больше.
Александра Чугунова. Справочник по управлению персоналом, 2006. №4
|
